e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Ustawodawca przesądził ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, że docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego zostały przewidziane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.

Zapoznaj się z publikowanymi na stronach gov.pl, najważniejszymi informacjami i wyjaśnieniami dotyczącymi wspomnianej tematyki.

 

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Korzystając z usługi e-Doręczeń masz gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
• tajemnicy korespondencji
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

 

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń

Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. W tym celu – jeśli chcesz korzystać z usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy – złóż wniosek na stronie Biznes.gov.pl.

Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu twojej firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Harmonogram

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, który wprowadziła wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zaprezentowany jest w poniższych tabelach.

PODMIOTY PUBLICZNE
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).	Od 01.01.2025 r.
Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).
Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).	Od 01.01.2025 r.
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).	Od 01.10.2029 r.
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

 

PODMIOTY NIEPUBLICZNE
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: ·       adwokata, ·       radcy prawnego, ·       doradcy podatkowego, ·       doradcy restrukturyzacyjnego, ·       rzecznika patentowego, ·       notariusza.	Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w  KRS przed 1 stycznia  2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).	Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).	Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)	Od 01.07.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)	Od 01.10.2026 r.

Przykład

Firma Pani Aldony została zarejestrowana w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Pani Aldona wie, że musi założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku. Może to zrobić składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń.

Przykład

Pan Piotr zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, we wniosku o zmianę wpisu, musi podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.

Przykład

Pani Karolina założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń musi podać we wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 roku.

 

e-Doręczenia dla przedsiębiorców

Jakie są korzyści z e-Doręczeń

e-Doręczenia dają ci gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
• tajemnicy korespondencji
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

Przeczytaj więcej o doręczeniach elektronicznych na rządowej stronie poświęconej e-Doręczeniom.

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Ważne! Poza spółkami prawa handlowego (na przykład jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład spółdzielnie, czy fundacje.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.

Dotyczy to:

• adwokata
• radcy prawnego
• doradcy podatkowego
• doradcy restrukturyzacyjnego
• rzecznika patentowego
• notariusza.

Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Jak sprawdzić, czy urząd lub firma korzysta z e-Doręczeń

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu

Jeśli chcesz sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwiasz sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Przejdź do wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.

Aby wyszukać podmiot, wpisz jego nazwę lub numer REGON. Możesz też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.

Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdziesz w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.

W tym celu, podczas adresowania wiadomości kliknij przycisk „+Dodaj adresata” i wybierz odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Możesz wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.

Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystaj z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy.

Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

• przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
• spółki jawnej
• spółki komandytowej
• spółki komandytowo-akcyjnej
• spółki partnerskiej
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjnej
• prostej spółki akcyjnej
• spółki europejskiej
• spółdzielni
• spółdzielni europejskiej
• samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
• głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
• głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
• innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
• oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, złóż wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl.

Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl.

Ważne!

• jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
• jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

 

Jak założyć adres do e-Doręczeń

Twoja firma może korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.

Wniosek możesz złożyć:

• przez e-usługę na Biznes.gov.pl
• we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestrujesz firmę
• we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowałeś firmę przed 1 stycznia 2025 roku.

Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Przeczytaj, jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl i jakie dane musisz przygotować.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, twój adres zostanie automatycznie dodany do BAE, a ty uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy.

Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.

Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń za pośrednictwem komercyjnego dostawcy niepublicznego – skontaktuj się z wybranym dostawcą. Po założeniu adresu do e-Doręczeń i aktywacji skrzynki, złóż wniosek o dodanie twojego adresu do BAE.

O czym musisz pamiętać składając wniosek na Biznes.gov.pl

Aby skutecznie złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń, pamiętaj!

• Wniosek musi być podpisany elektronicznie. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (na przykład zarząd, wspólnicy) albo prokurent lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Ważne! Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany niezgodnie z zasadami reprezentacji.
• Jeśli reprezentujesz przedsiębiorcę (na przykład jako pełnomocnik), a twoje uprawnienie do złożenia wniosku wynika z CEIDG albo KRS, nie musisz dołączać do wniosku pełnomocnictwa, ani innego dokumentu uprawniającego do reprezentacji.
• Jeśli dołączasz pełnomocnictwo albo inny dokument uprawniający do działania w imieniu przedsiębiorcy pamiętaj, że musi być w oryginale albo kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Do podpisania dokumentu elektronicznego użyj: podpisu kwalifikowanego, osobistego albo zaufanego.
• Do dokumentu pełnomocnictwa i prokury dołącz dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Zapłać ją na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Mocodawcą jest przedsiębiorca, który udzielił pełnomocnictwa lub ustanowił prokurę. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.
• Wielkość wszystkich załączanych plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.
• Aby wysłać wniosek, po podpisaniu dokumentu kliknij przycisk „Wyślij”.

Jak aktywować adres i skrzynkę do e-Doręczeń

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń otrzymasz wiadomość e-mail z instrukcją jak aktywować adres i skrzynkę doręczeń.

Dopiero po aktywacji adres do e-Doręczeń jest wpisywany do BAE. Aktywacja jest też niezbędna, aby zacząć korzystać z usługi – odbierać i wysyłać wiadomości ze skrzynki w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Wiadomość o utworzeniu adresu i o sposobie aktywacji jest przesyłana przez zespół e-Doręczeń na adres e-mail podany we wniosku.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz wyznaczyć administratora skrzynki i wskazać jego adres e-mail do powiadomień. Jeśli nie wyznaczysz administratora, zadbaj o to, aby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

Aby aktywować skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl:

• po otrzymaniu mejla informującego, że adres do e-Doręczeń został utworzony, zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy
• otwórz zakładkę e-Doręczenia w menu bocznym
• wybierz skrzynkę, którą chcesz aktywować
• kliknij przycisk Przejdź do aktywacji
• podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego
• kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę.

Po zakończonej aktywacji, otrzymasz e-maila z informacją, że skrzynka jest aktywna i możesz zacząć z niej korzystać.

Pamiętaj! Tylko osoby uprawnione mogą zarządzać w pełnym zakresie skrzynką do e-Doręczeń. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – jest to właściciel adresu do e-Doręczeń i administrator skrzynki jeśli został wyznaczony. W przypadku przedsiębiorców z KRS – administrator skrzynki.

Osoba uprawniona może wskazać w skrzynce do e-Doręczeń dodatkowe osoby upoważnione do wysyłania i odbierania korespondencji, zarządzania korespondencją i konfigurowania skrzynki. Warto wskazać takie dodatkowe osoby, aby zapewnić płynność w obsłudze korespondencji firmy, na przykład w razie nieobecności administratora w pracy.

Jak zmienić dane firmy w BAE i wykreślić adres do e-Doręczeń

Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Przeczytaj, jak:

• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w CEIDG
• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w KRS.

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.

Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.

 

 

Pytania i odpowiedzi

O e-Doręczeniach

Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne mają obowiązek wysyłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.  

Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.

Sprawdź harmonogram włączania tych podmiotów do e-Doręczeń.

 

Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na gov.pli edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcyna biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne płacą za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Jak mogę złożyć reklamację w sprawie przesyłki?

Reklamację dotyczącą przesyłki w publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usłudze hybrydowej (PUH) przyjmuje operator wyznaczony jako dostawca e-Doręczeń, czyli Poczta Polska.

Co przygotować do złożenia reklamacji

Aby złożyć reklamację, będzie Ci potrzebny:

• numer i dowód nadania przesyłki,
• numer umowy,
• dane nadawcy i adresata,
• adres e-mail, na który chcesz otrzymać odpowiedź na reklamację,
• numer konta bankowego do wypłaty ewentualnego odszkodowania.

W skrzynce e-Doręczeń

• Zaloguj się do e-Doręczeń.
• Wejdź do skrzynki, gdzie znajduje się przesyłka, której dotyczy reklamacja.
• Kliknij „Usługi dodatkowe”, następnie „Złóż reklamację”, a potem „Złóż wniosek”.
• Wpisz numer przesyłki.
• Postępuj dalej zgodnie z treścią formularza i wyślij go.

Na stronie Poczty Polskiej

• Otwórz formularz online dostępny na stronie Poczty Polskiej.
• Wybierz powód złożenia reklamacji
• Podaj numer przesyłki i postępuj zgodnie z treścią formularza i wyślij go.  

W placówce Poczty Polskiej

Reklamację możesz też złożyć na piśmie w dowolnej placówce Poczty Polskiej.  

Termin rozpatrzenia reklamacji

Operator wyznaczony rozpatruje reklamację niezwłocznie i udziela odpowiedzi na reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej przyjęcia.

Podstawa prawna 

Reklamacje reguluje w szczególności rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Gdzie znajduje się numer przesyłki elektronicznej i hybrydowej?

W dowodach nadania:

Przesyłka elektroniczna: dowód A.1 (pole: ns2:MessageIdentifier), dowód BPWP (pole: Identyfikator wiadomości).

Przesyłka hybrydowa:  dowód H.PN (pole: NumerNadania).

Czy podmioty niepubliczne muszą korzystać z e-Doręczeń?

Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.

 

Czy obywatele muszą korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe.

Czy obywatele mogą zrezygnować z e-Doręczeń?

Tak.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

• nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
• zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Czy wiadomości dotrą do odbiorcy, gdy jego skrzynka jest przepełniona?

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych. ​​​​

Gdzie mogę zgłosić problem z założeniem i korzystaniem ze skrzynki do e-Doręczeń?

Problemy na środowisku produkcyjnym (nietestowym) możesz zgłosić poprzez formularz kontaktowy lub pod numerem infolinii 22 250 01 45.

Ile mam czasu na aktywację skrzynki e-Doręczeń?

Możesz aktywować skrzynkę w dowolnym momencie. Ważne jednak, aby zachować termin obowiązku korzystania z e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem.

Czy trzeba zawrzeć umowę z operatorem wyznaczonym – Pocztą Polską, żeby uzyskać skrzynkę i korzystać z usługi e-Doręczeń?

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

 

Adres do e-Doręczeń

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Jak jest zbudowany adres do e-Doręczeń?

Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

gdzie:

AE – to skrót od adres elektroniczny

PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)

X – cyfry

Y – litery

Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres: 

AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Co to jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Kto może zobaczyć moje dane w bazie adresów elektronicznych?

Tylko podmioty publiczne mogą znaleźć Twój osobisty adres do e-Doręczeń. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Natomiast dane Twojej firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Wypełnij wniosek o:

• założenie adresu do e-Doręczeń– już teraz wszyscy mogą wystąpić o adres do e-Doręczeń,
• wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDGlub KRS – termin został ogłoszony przez ministra do spraw informatyzacji.

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

Jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń?

• Wypełnij wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.Podaj w formularzu dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładasz adres. Możesz także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.
• Wniosek zostanie sprawdzony.
• Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować – otrzymasz wiadomość z informacją, jak to zrobić.
  Przeczytaj, jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń.

Składam wniosek o adres do e-Doręczeń i widzę, że wyświetlają się błędne dane osobowe. Co mam zrobić?

Niektóre Twoje dane są wpisane do wniosku automatycznie. Jeśli są błędne i nie możesz ich poprawić, nie wysyłaj tego wniosku. Skontaktuj się ze swoim urzędem gminy i zgłoś korektę danych. Błąd w swoich danych możesz zgłosić również przez internet.

W jaki sposób można wyszukać adres osoby fizycznej w Bazie Adresów Elektronicznych?

Wyszukiwanie osób fizycznych jest możliwe na podstawie jednego z dwóch zestawów danych:

• PESEL albo identyfikator EU, imię i nazwisko
• imię, nazwisko i pełny adres do korespondencji.

Dane osób fizycznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym.

Czy spółki cywilne mogą mieć Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)?

Spółka cywilna nie może mieć adresu do doręczeń elektronicznych. Spółka cywilna to jedynie umowa łącząca wspólników – nie posiada odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej. ADE mogą jedynie posiadać jej poszczególni wspólnicy.

W jaki sposób podmiot publiczny nieposiadający numeru REGON może uzyskać adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Adres do e-Doręczeń dla podmiotu publicznego, który nie ma oddzielnego numeru REGON, może zostać nadany wyłącznie, jeśli jest to podyktowane strukturą organizacyjną podmiotu. Wniosek o nadanie adresu pomocniczego powinien złożyć reprezentant jednostki nadrzędnej lub wyznaczony pełnomocnik, wybierając opcję „dla jednostki podmiotu publicznego, która nie posiada numeru REGON”. Do złożenia wniosku należy dodatkowo załączyć uzasadnienie dla rejestracji pomocniczego adresu do e-Doręczeń dla jednostki lokalnej podpisane przez reprezentanta podmiotu.

Czy dla jednostki samorządu terytorialnego i jej organów tworzony jest jeden wspólny adres do e-Doręczeń elektronicznych?

Tak.

Czy dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która ma numer identyfikacyjny REGON, tworzy się odrębny adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego?

Tak.

Czy trzeba przedłużać ważność adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych dla osoby fizycznej?

Od 1 marca 2025 roku adresy do e-Doręczeń dla osób fizycznych będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych bezterminowo, a wpisane przed tym dniem adresy uzyskają bezterminowy okres ważności.

Czy należy założyć adres do e-Doręczeń dla urzędu gminy czy też na gminę?

Należy złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń dla urzędu gminy.

Czy wyszukiwanie adresów do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych jest dostępne tylko dla instytucji publicznych, czy też dla firm i obywateli?

Podmioty publiczne mogą wyszukiwać adresy do e-Doręczeń innych podmiotów publicznych, a także firm i innych podmiotów niepublicznych, w tym obywateli.

Osoby fizyczne, firmy i inne podmioty niepubliczne nie mogą wyszukiwać adresów do e-Doręczeń obywateli (mogą wyszukiwać tylko adresy podmiotów publicznych).

Jak sprawdzić status wniosku o adres do e-Doręczeń?

Status wniosku można sprawdzić w zakładce Zarządzaj adresami do e-Doręczeń.  Wniosek może mieć następujące statusy:

• W trakcie weryfikacji– gdy wniosek oczekuje na rozpatrzenie.
  Ważne: jeśli zauważysz, że wysłany wniosek zawiera błędy, poczekaj, aż zostanie odrzucony, i dopiero wtedy złóż nowy, poprawny wniosek.
• Pozytywnie rozpatrzony– gdy uzyskasz adres do e-Doręczeń. Administrator wskazany we wniosku otrzyma wtedy e-maila o utworzeniu adresu i będzie mógł aktywować skrzynkę.
• Odrzucony– gdy odrzucono wniosek, system wyświetli powód jego odrzucenia. Złóż wtedy nowy, poprawny wniosek.

 

Obsługa skrzynki do e-Doręczeń – obywatel i firma

Jak aktywuję skrzynkę do e-Doręczeń?

Osobistą: 

• wejdź na stronę skrzynki do e-Doręczeńi zaloguj się aplikacją mObywatel albo profilem zaufanym, e-dowodem,
• wejdź w zakładkę Twoje skrzynkiw menu bocznym,
• kliknij Aktywuj skrzynkę,
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
• kliknij Aktywuj.

Firmową:

• zaloguj się na Konto Przedsiębiorcy,
• wybierz e-Doręczenia,
• wskaż skrzynkę, którą chcesz aktywować,
• kliknij Przejdź do aktywacji,
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego,​​​
• kliknij Aktywuj skrzynkę.

Gdy skrzynka będzie aktywna, otrzymasz e-maila, że możesz z niej korzystać.

Ważne! Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń. Zapoznaj się z pouczeniem o skutkach prawnych.

W jakim formacie mogę pobrać wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń?

Wiadomość wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania możesz pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Gdy go rozpakujesz, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki. Będą one w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca. Możesz również pobrać osobno poszczególne załączniki.

Czy urzędy wiedzą o tym, że mam aktywną skrzynkę do e-Doręczeń?

Tak. Podmiot publiczny znajdzie Twój adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

Przeprowadzam się. Czy mogę zmienić adres zameldowania, zamieszkania i adres do korespondencji w skrzynce do e-Doręczeń? 

W ramach e-Doręczeń nie można aktualizować adresu zameldowania i zamieszkania – to są dane, które zmienisz we wniosku o zmianę danych firmy w CEIDG lub w urzędzie gminy.

W skrzynce do e-Doręczeń możesz zaktualizować adres siedziby firmy i adres do korespondencji.

Aby zaktualizować adres do korespondencji w usłudze e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• wybierz Zarządzaj adresami do e-Doręczeń, 
• złóż wniosek o zmianę w Bazie Adresów Elektornicznych.

Jak otrzymam informację o tym, że wygasa ważność mojej skrzynki do e-Doręczeń?

• 30 dni przed terminem pojawi się komunikat w panelu osobistej skrzynki do e-Doręczeń na gov.pl lub mObywatel.gov.pl w zakładce Twoje skrzynki,
• 14, 7 i 2 dni przed terminem dostaniesz powiadomienia na Twój adres e-mail – możesz go sprawdzić w ustawieniach skrzynki e-Doręczeń

Jak przedłużyć ważność skrzynki do e-Doręczeń?

Jeśli korzystasz z usługi publicznej u operatora wyznaczonego:

1. Zaloguj się na gov.pllub na mObywatel.gov.pl otwórz zakładkę Twoje skrzynki.
2. Przejdź do osobistej skrzynki do e-Doręczeń.
3. Przeczytaj oświadczenie i potwierdź, że przedłużasz ważność skrzynki do e-Doręczeń.

Jeżeli korzystasz z usług kwalifikowanego dostawcy, skontaktuj się z nim w tej sprawie. 

Co się stanie, jeśli nie przedłużę ważności skrzynki?

Jeśli nie przedłużysz ważności skrzynki, przejdzie ona w tryb zamknięty ‒ będzie tylko do odczytu i nie dostaniesz na nią nowych wiadomości.

 

Korzystanie z e-Doręczeń – obywatel i firma

Chcę założyć adres dla siebie, ale mam też firmę i wykonuję zawód zaufania publicznego. 

Dla każdej z tych trzech ról zakładasz oddzielny adres do e-Doręczeń:

1. jako osoba prywatna,
2. dla swojej firmy,
3. jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Jakie są korzyści z e-Doręczeń dla obywatela i firmy?

Dzięki e-Doręczeniom zyskujesz:

• bezpieczeństwo– ważne wiadomości i dokumenty odbierzesz i wyślesz przez internet za potwierdzeniem odbioru,
• komfort– korespondencję obsłużysz o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu,
• oszczędność czasu– dzięki wyszukiwarce szybko znajdziesz i potwierdzisz  adres do e-Doręczeń odbiorcy,
• skuteczność i szybkość komunikacji z podmiotami publicznymi, która jest równoważna prawnie przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• powiadomienia na bieżąco– będziesz od razu wiedzieć, jaki jest status Twojej korespondencji, bo zaufany dostawca dostarczy ją adresatowi i zapisze datę jej doręczenia.

Czy firmy i instytucje pozarządowe mogą ze sobą korespondować za pomocą e-Doręczeń?

Tak, jest to możliwe w usłudze dostawcy publicznego (Poczty Polskiej) i innych kwalifikowanych dostawców usług e-Doręczeń.

Kto to jest Kwalifikowany Dostawca Usług?

Kwalifikowany dostawca usług (KDU) to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń. Za pomocą takiej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami).

Co to jest kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego?

To komercyjna usługa e-Doręczeń. Może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Taka usługa umożliwi korespondencję nie tylko do i od podmiotów publicznych (jak publiczna usługa e-Doręczeń), ale też między podmiotami niepublicznymi (w tym między firmami a obywatelami).

Czy zagraniczne spółki, które prowadzą działalność w Polsce, ale nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, korzystają z e-Doręczeń?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje takich spółek, aby miały adres do e-Doręczeń. Mówi o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, mogą uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Wniosek mogą złożyć już teraz na stronie Biznes.gov.pl. 

Czy stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej korzystają z e-Doręczeń?

Podmioty z rejestru stowarzyszeń mogą, ale nie muszą mieć adresu do e-Doręczeń.

Jak mogę jako obywatel zrezygnować z e-Doręczeń?

Aby zrezygnować z usługi e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• kliknij Zarządzaj adresami do e-Doręczeń, 
• złóż wniosek o wykreślenie Twojego adresu do e-Doręczeń z bazy.

Skąd mam wiedzieć, czy urząd ma adres do e-Doręczeń?

Aby sprawdzić, czy urząd ma taki adres, można skorzystać z wyszukiwarki Bazy Adresów Elektronicznych w skrzynce do e-Doręczeń lub z narzędzia na stronie gov.pl.

Czy doręczenie korespondencji, którą obywatel lub inny podmiot niepubliczny wysłał przez ePUAP do podmiotu publicznego, jest równoważne prawnie z e-Doręczeniami?

Jest to równoważne w skutkach prawnych do 31 grudnia 2025 roku.

Co oznacza fikcja doręczenia?

Po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres obywatela, firmy i innego podmiotu niepublicznego korespondencji od podmiotu publicznego uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy.

Czy urzędnik znajdzie mój adres w BAE, gdy mam zastrzeżony numer PESEL?

Tak, urzędnik znajdzie adres użytkownika do doręczeń elektronicznych, nawet gdy ma zastrzeżony numer PESEL. Informacja o zastrzeżeniu pojawia się w innej bazie – rejestrze zastrzeżeń.

 

Korzystanie z e-Doręczeń – usługa hybrydowa

Na czym polega publiczna usługa hybrydowa e-Doręczeń?

Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

• zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
• potwierdza tożsamość nadawcy,
• daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.

Jakie są koszty usługi hybrydowej?

Koszty usługi hybrydowej reguluje cennik usług, który zatwierdza Urząd Komunikacji Elektronicznej.

Czy publiczny dostawca usługi hybrydowej będzie sprawdzał podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną i załączy potwierdzenie do wydrukowanego dokumentu?

Obecny publiczny dostawca usługi hybrydowej, czyli Poczta Polska, będzie wystawiał zaświadczenie o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze. Dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.

Jak podmiot publiczny może śledzić przesyłkę hybrydową?

Można śledzić krajowe i zagraniczne przesyłki rejestrowane w publicznej usłudze hybrydowej (PUH) pod adresem: emonitoring.poczta-polska.pl. Wystarczy wpisać numer przesyłki, który jest umieszczony w dowodzie nadania. Zobacz przykładową przesyłkę w ramach PUH.

Jakie są wymagania techniczne dla przesyłek hybrydowych?

Załącznik wysyłany w publicznej usłudze hybrydowej (PUH) musi mieć format PDF.

Podstawowe wymagania:

• format A4 w orientacji pionowej, czyli 210 mm x 297 mm,
• minimalne marginesy: górny 10 mm, dolny 8 mm, lewy i prawy 15 mm,
• maksymalna liczba kartek załącznika:
  • dla parametru podstawowego wynosi 12 (w tym strona adresowa)
  • dla parametru dodatkowego wynosi 13-99 (w tym strona adresowa)
• brak zabezpieczenia hasłem wydruku, edycji, kopiowania, zmiany lub innych dostępności  opartych o certyfikaty,
• nazwa pliku: 
• bez spacji i znaków: ~  ” # % & *: < >? ! / \ { | },
• wraz z rozszerzeniem nie dłuższa niż 128 znaków,
• brak aktywnych formularzy. 

Szczegółowe wymagania dla pliku zawiera załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia PURDE i PUH.

Jeśli urząd skorzysta raz z publicznej usługi hybrydowej przed terminem wejścia w życie obowiązku korzystania z niej (przed 2029 rokiem), to musi potem pozostałą korespondencję wysyłać za pomocą tej usługi?

Od 1 stycznia 2025 roku jednorazowe skorzystanie z publicznej usługi hybrydowej oznacza co do zasady obowiązek stosowania tej usługi, a wyjątki w jej są przewidziane w art. 6 i art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Źródło: gov.pl; biznes.gov.pl